Comme beaucoup de cols blancs, j’ai commencé ma carrière dans un cubicule. Dire que je n’aimais pas ça est un euphémisme grossier. J’ai fini par m’y habituer, puis j’ai déménagé dans une entreprise avec un meilleur cubicule positionné à côté de la réceptionniste drôle (et mignonne). J’avais une impression de déjà-vu à chaque fois que je voyais un épisode de « The Office ».
Puis il s’est passé quelque chose à laquelle je ne m’attendais pas : Mon travail s’est asséché presque du jour au lendemain avec la crise du logement, et j’ai accepté un emploi en télétravail dans une jeune startup exclusivement virtuelle. Au cours des 12 mois suivants, sa croissance a explosé, et je me suis retrouvé son vice-président. C’était il y a 10 ans. Je n’ai jamais travaillé dans un emploi traditionnel en personne depuis, et j’ai lancé ma propre entreprise uniquement virtuelle en cours de route.
Et si les entreprises virtuelles s’accompagnent de leurs propres défis uniques, elles présentent des avantages indéniables par rapport à leurs homologues de type brick-and-mortar.
Qu’est-ce qu’une entreprise virtuelle ?
Le stéréotype des entreprises virtuelles est celui d’entreprises en ligne qui vendent des produits numériques : entreprises de logiciels, entreprises de technologie, entreprises de données – tous les uns et les zéros et rien de physique ou de tangible.
En réalité, les entreprises virtuelles sont juste des entreprises sans bureau central, magasin ou emplacement physique. Beaucoup vendent des produits physiques ; elles les vendent simplement en ligne ou par téléphone. En l’absence d’un entrepôt, elles sous-traitent l’exécution des commandes à des entreprises de drop-shipping. Même les sociétés immobilières peuvent être virtuelles, offrant des services d’inscription, de marketing et d’autres services qui se déroulent dans le monde réel.
Bien que certaines entreprises, comme les cafés et les bars, ne puissent jamais devenir virtuelles parce qu’elles vendent une expérience en personne, basée sur l’emplacement, la plupart des entreprises du monde peuvent se décentraliser si elles le souhaitent. Il s’avère que les fermes de cubicules et les espaces de bureaux sont moins cruciaux pour le succès des entreprises que de nombreux agents immobiliers commerciaux voudraient le faire croire.
En fait, beaucoup des plus grandes entreprises d’aujourd’hui ont commencé comme des entreprises à domicile, des entreprises uniquement en ligne, ou les deux. Jeff Bezos a lancé Amazon en tant que librairie en ligne à partir de son garage. Steve Wozniak avait pour hobby de bricoler des ordinateurs dans son garage, et Steve Jobs a vu le potentiel et l’a rejoint. Mattel était à l’origine une entreprise de cadres photos gérée par trois amis depuis leur garage.
Plus récemment, des entreprises comme Zapier, Buffer, Basecamp, Citrix, FlexJobs et You Need a Budget ont toutes démarré en tant qu’entreprises uniquement virtuelles et le restent.
Avantages d’une entreprise virtuelle
Au cours des dix dernières années, j’ai découvert de première main les incroyables avantages des entreprises exclusivement virtuelles. Certains sont évidents, d’autres le sont moins. Et, bien sûr, il y a aussi quelques défis. Mais selon mon expérience, les avantages l’emportent largement sur les défis.
Quel est l’intérêt pour vous en tant qu’entrepreneur, que vous ayez une entreprise virtuelle existante ou que vous envisagiez d’en créer une ?
1. Des coûts de démarrage plus faibles
Ceci est évident. Un espace physique coûte de l’argent : de l’argent pour le louer en premier lieu, de l’argent pour le meubler et de l’argent pour garder les lumières allumées. Pour mettre en perspective les coûts physiques d’une entreprise, voyez combien d’argent le géant de la santé Aetna a économisé en fermant ses bureaux et en faisant passer ses employés au télétravail. Lorsque la transition a été achevée, Aetna a éliminé 2,7 millions de métres carré de bureaux, ce qui leur a permis d’économiser 78 millions d’euros.
Dans ma propre entreprise, les coûts de démarrage ont été peu nombreux. Nous avons acheté un nom de domaine sur GoDaddy pour 9,99 euros, acheté un hébergement chez Bluehost pour 20 euros par mois (vous pouvez obtenir un hébergement de base à partir de 2,95 euros), et déposé une LLC pour 90 euros. Cela a fait que les coûts de démarrage ont été d’environ 100 euros, par rapport à des milliers d’euros pour trouver et équiper un emplacement physique.
Et comme toute personne qui a déjà essayé d’obtenir un financement pour démarrer une entreprise le sait, plus vos coûts de démarrage sont bas, plus vous avez de chances de pouvoir vous permettre de vous lancer sans dépendre d’un financement extérieur.
2. Réduction des frais généraux permanents
Les espaces de bureaux physiques ne coûtent pas de l’argent qu’une fois. Bien sûr, les entreprises de type brick-and-mortar ont des dépenses d’aménagement ponctuelles, comme le mobilier, la décoration, la série initiale d’ordinateurs et d’équipements de bureau, et peut-être le câblage. Mais beaucoup de ces dépenses se poursuivent à l’infini. Le loyer est dû chaque mois, tout comme les services publics et les impôts fonciers, qui ne sont souvent pas inclus dans le loyer d’un espace commercial. Et nous savons tous à quelle vitesse le matériel technologique devient obsolète et doit être remplacé.
Dans une analyse de plus de 4 000 études sur la productivité, les coûts et d’autres différences entre les entreprises physiques et virtuelles, Global Workplace Analytics a constaté que les économies immobilières moyennes pour les employeurs qui passent au télétravail sont de 10 000 euros par employé et par an. Ce ne sont que les économies immobilières !
American Express indique qu’elle économise 10 à 15 millions d’euros chaque année en virtualisant largement sa main-d’œuvre, comme le rapporte Forbes. L’agence de services gérés LAC Group estime que l’employé moyen au bureau coûte aux entreprises 200 euros par an rien qu’en fournitures de bureau.
Ma propre entreprise n’aurait pas survécu si nous avions engagé des frais généraux. Pendant les mois de vaches maigres, la seule raison pour laquelle nous pouvions nous permettre d’aller de l’avant était que les dépenses courantes obligatoires se situaient en moyenne entre 100 et 200 euros par mois. Tout le reste pouvait être rogné selon les besoins.
Essayez ces conseils supplémentaires pour réduire les frais généraux administratifs dans votre entreprise. Si vous gérez une entreprise existante et que vous n’êtes pas encore prêt à passer au 100% virtuel, voici quelques idées pour réduire les coûts de votre petite entreprise en attendant.
3. Réduire les coûts informatiques
En tant qu’entreprise exclusivement virtuelle, vous n’avez pas besoin de fournir à vos employés des ordinateurs ou même une assistance technique. Ils fournissent leur propre matériel, et si leur ordinateur tombe en panne, c’est à eux qu’il incombe de le réparer.
Network Alliance estime que l’entreprise moyenne dépense 700 euros par employé et par mois en informatique. Cela comprend l’équipement, la connectivité du bureau, l’assistance technique et les coûts de la main-d’œuvre informatique
Les employés s’opposent-ils à l’utilisation de l’informatique ?
Les employés s’opposent-ils à devenir responsables de la fourniture de leur propre équipement et de leur support technique ? Pas du tout, comme il s’avère
Il y a un problème avec la demande.
4. Une demande plus forte de la part des employés
Les employés adorent le télétravail. Global Workplace Analytics rapporte que 70 % des employés considèrent la possibilité de télétravail comme assez ou extrêmement importante pour choisir leur prochain emploi. En fait, 37 % des employés affirment qu’ils accepteraient une baisse de salaire de 10 % pour avoir la possibilité de télétravailler.
C’est logique. Pour de nombreux travailleurs, la flexibilité – pouvoir fixer ses propres horaires, être disponible pour ses enfants en cas de besoin et vivre où bon lui semble – vaut plus que l’argent.
Les employeurs qui proposent le télétravail bénéficient d’une plus grande demande et d’une plus grande concurrence entre les recrutements potentiels, ce qui les aide à pourvoir les postes convoités plus rapidement et avec de meilleurs employés.
5. Un bassin de main-d’œuvre plus large
De même, les employeurs qui peuvent embaucher des personnes n’importe où dans le monde disposent d’un bassin d’embauche potentiel pratiquement illimité. Mais pour une entreprise en personne basée dans une petite ville isolée, la main-d’œuvre potentielle est limitée à quiconque se trouve vivre dans un rayon de 30 miles. Ce petit bassin d’embauches potentielles peut ne pas avoir les compétences dont l’entreprise a besoin.
Dans ma propre entreprise, nous avons des employés en Pennsylvanie et au Pakistan, à Houston et en Inde. Je vis à Abu Dhabi une grande partie de l’année. Nous nous préoccupons moins de l’endroit où vit un employé que de ses compétences, de sa personnalité, de sa productivité et des coûts qu’il engendre.
Lorsque vous êtes prêt à étoffer votre équipe, commencez par décider si vous devez embaucher un freelance ou un véritable employé.
6. Réduire les coûts de main-d’œuvre
Quand vous pouvez embaucher des personnes de n’importe où dans le monde, vous pouvez profiter du géoarbitrage.
Le géoarbitrage est un mot fantaisiste pour embaucher des travailleurs dans des zones où le coût de la vie est plus faible afin de réduire les coûts de personnel. Par exemple, j’ai payé 12 euros de l’heure pour du développement Web par des services en Inde. Dans de nombreux cas, ils ont fait un excellent travail. Et si j’ai eu de mauvaises expériences avec des développeurs Web à faible coût, j’ai aussi eu beaucoup de mauvaises expériences avec des développeurs Web à coût élevé.
Le service d’éducation au développement Web Codementor a réalisé une étude sur les coûts du développement Web à travers le monde. Ils ont constaté que le coût moyen de l’emploi d’un développeur Web à Palo Alto est de 87 euros de l’heure. C’est 7,25 fois plus que les 12 euros de l’heure que j’ai payés à certains développeurs Web indiens. Même si le développeur Web de Palo Alto est plus compétent et plus expérimenté, ce qui est loin d’être garanti, il est difficile d’imaginer qu’il soit 7,25 fois plus efficace et productif.
Mais les coûts de main-d’œuvre plus faibles ne découlent pas uniquement du géoarbitrage. Rappelez-vous l’enquête ci-dessus, dans laquelle plus d’un tiers des employés ont déclaré qu’ils seraient prêts à subir une baisse de salaire pour travailler à domicile ?
Pensez également au nombre d’employés qui prennent des congés maladie ou personnels alors que ce dont ils ont réellement besoin, c’est simplement d’être à la maison pendant que leur fille malade dort à l’étage. Peut-être veulent-ils avoir la flexibilité nécessaire pour faire une course importante pendant une heure, ou peut-être n’avaient-ils tout simplement pas envie de s’habiller ce matin-là et de braver le trajet et leurs collègues bavards
Dans ce cas, il s’agit d’une question de temps.
Une étude de CareerBuilder a révélé que 35 % des employés se font porter malades même lorsqu’ils se sentent bien. Global Workplace Analytics a trouvé des preuves que le contraire est vrai pour les télétravailleurs ; ils ont tendance à travailler même lorsqu’ils sont malades et à retourner au travail après une opération ou d’autres problèmes médicaux plus rapidement que les employés en personne. Management Association a constaté que les entreprises qui ont mis en œuvre le télétravail ont vu une baisse de 63 % des absences non programmées.
Voici quelques conseils supplémentaires pour réduire vos coûts de main d’œuvre à mesure que vous faites évoluer votre entreprise.
7. Réduire la rotation de la main-d’œuvre
La rotation des employés coûte cher. Il a analysé 11 recherches menées sur une période de 15 ans et a constaté que les employés qualifiés coûtent en moyenne 213 % de leur salaire annuel à remplacer. C’est pourquoi il est important que les employés en télétravail soient plus heureux dans leur travail. Dans une étude examinée par Forbes, les travailleurs en télétravail étaient près de deux fois plus susceptibles que les employés de bureau d’aimer leur travail
Les employeurs l’ont remarqué.
Les employeurs l’ont remarqué. Selon Global Workplace Analytics, 95 % des employeurs interrogés ont répondu que le fait d’offrir le télétravail avait un « impact élevé » sur la rétention des employés. J’en ai fait l’expérience moi-même. Sur les dizaines de travailleurs à distance que j’ai gérés au fil des ans, je ne pense qu’à un seul qui a démissionné, et cela avait plus à voir avec des différences de personnalité qu’avec une insatisfaction du travail en lui-même.
La rétention des employés n’est pas non plus uniquement une question de bonheur des travailleurs. Souvent, les employés démissionnent non pas parce qu’ils détestent leur travail, mais parce qu’ils déménagent et ne peuvent ou ne veulent pas faire la distance supplémentaire. Lorsque les employés peuvent travailler de n’importe où et qu’ils aiment leur travail, ils ont peu de raisons de changer d’emploi.
8. Productivité accrue
Il est étonnant de constater combien de temps est perdu à cause des » discussions autour de la fontaine « , des réunions impromptues et autres pertes de temps sur le lieu de travail.
Les statistiques sur la productivité plus élevée des travailleurs à distance sont convaincantes. Chez American Express, les télétravailleurs produisent 43 % de travail en plus que leurs homologues en bureau, selon Forbes. Le même rapport a constaté une hausse de 35 % de la productivité des employés du détaillant de technologie Best Buy lorsqu’ils ont mis en place un programme de télétravail. Dans une étude de Stanford portant sur 16 000 travailleurs de centres d’appels, les télétravailleurs étaient 16 % plus productifs que les employés en bureau
Les employés se disent satisfaits de leur travail.
Les employés s’auto-évaluent également comme étant plus productifs. Une enquête menée par ConnectedSolutions a révélé que 77 % des travailleurs ont fait état de résultats plus élevés en matière de productivité et de performance lorsqu’ils télétravaillaient
Les télétravailleurs se considèrent eux-mêmes comme plus productifs.
L’une des raisons de cette productivité plus élevée est que les travailleurs ne peuvent pas s’en tirer en se contentant de se présenter et d’être physiquement présents. De par sa nature même, le télétravail permet aux employeurs de fixer des jalons spécifiques et des mesures plus précises du travail et de la valeur des employés (nous y reviendrons sous peu)
Les employeurs ont besoin d’une plus grande productivité.
9. L’évolutivité
Que se passe-t-il lorsqu’une entreprise de 15 personnes, avec des bureaux pour 15 bureaux, a besoin d’embaucher un 16e employé ? Ils ont besoin d’un nouveau bureau, ce qui est coûteux, prend du temps et perturbe l’ensemble de l’entreprise
Les entreprises à distance ont des difficultés à faire face à ces problèmes.
Les entreprises à distance n’ont pas de telles restrictions. Lorsque mon partenaire m’a approché pour embaucher un nouvel employé le mois dernier, la conversation s’est déroulée à peu près comme suit : « OK, ça a l’air bien. Peux-tu publier l’annonce et t’occuper de l’examen des CV ? Fais-moi savoir quand tu seras prêt à ce que je m’implique. » C’est tout. Aucune discussion sur l’endroit où nous mettrions le nouvel employé, sur l’ordinateur qu’il obtiendrait ou sur la question de savoir s’il pourrait supporter d’être assis à côté de Negative Nancy.
Le même principe s’applique non seulement à l’expansion de votre équipe, mais aussi à l’expansion géographique sur de nouveaux marchés. Dans une entreprise uniquement virtuelle, vous n’avez pas besoin d’ouvrir un nouveau bureau au Texas pour desservir le marché texan
Il y a aussi la possibilité d’élargir votre équipe.
10. Pas de trajet domicile-travail
Il a découvert que les gens sous-estiment constamment à quel point leur trajet domicile-travail les rend misérables. En fait, la plupart des gens trouvent que leur trajet est bien plus stressant que leur travail
Les études montrent que les personnes qui se déplacent en voiture ne sont pas les seules à être stressées.
Les études montrent que plus les trajets des gens sont longs, plus leur productivité au travail est faible, et moins ils sont satisfaits de leur travail en général. Une étude suédoise a même révélé que les couples avaient 40 % de chances supplémentaires de divorcer si l’un des partenaires avait un trajet domicile-travail de plus de 45 minutes. Il n’est donc pas étonnant que les travailleurs soient prêts à accepter une baisse de salaire pour faire du télétravail. (Et soyons honnêtes, travailler en pyjama, ce n’est pas si mal non plus.).
Pour en revenir à la rétention et à la demande des employés, plus de deux tiers des employés déclarent qu’ils accepteraient un autre emploi pour réduire leur trajet domicile-travail, selon Global Workforce Analytics. En offrant cet arrangement, vous pouvez embaucher de meilleures personnes et les garder plus longtemps.
En guise de conclusion, le télétravail réduit considérablement le trafic routier et les émissions de carbone. Une étude réalisée en 2017 par le site d’annonces d’emplois en télétravail FlexJobs a révélé que les personnes qui télétravaillaient au moins la moitié du temps ont économisé 7,8 milliards de kilomètres de déplacements en véhicule, 3 millions de tonnes d’émissions de gaz à effet de serre et 980 millions d’euros de pétrole pour la seule année 2017.
Les défis d’une entreprise virtuelle
Les entreprises virtuelles ne viennent pas sans leurs risques et leurs inconvénients. Voici les défis que j’ai trouvés avec les entreprises virtuelles, et quelques conseils pour les atténuer.
1. Communication d’équipe, camaraderie et culture
Il n’y a toujours rien de tel que de parler avec quelqu’un en face à face. La communication par courriel et par téléphone, c’est bien, mais il y a des nuances sociales et des indices que vous captez lorsque vous parlez à quelqu’un en personne. Un tic de la bouche par-ci, un léger froncement de sourcils par-là, l’étincelle d’humour bon enfant dans le regard qui vous fait savoir que vous êtes inclus dans une blague, et non pas la cible de celle-ci.
Ces défis de communication peuvent être amplifiés dans une dynamique d’équipe, où plusieurs personnes essaient de collaborer et de faire du brainstorming. Et lorsque vous avez des membres de l’équipe venant du monde entier, avec des normes et des antécédents culturels différents, le risque de malentendus et de ressentiment augmente de façon exponentielle
Les sentiments de culpabilité et de culpabilité peuvent également se manifester.
Les sentiments d’isolement et de solitude peuvent également constituer un véritable problème pour les travailleurs à distance, du PDG à l’assistant virtuel à temps partiel.
Tactiques d’atténuation
Premièrement, utilisez la vidéoconférence chaque fois que possible. Cela aide de voir les personnes à qui vous parlez. RingCentral est un outil formidable pour les petites entreprises. Non seulement il sert de système téléphonique basé sur le Web, mais il vous donne également un accès vidéo afin que vous puissiez voir les personnes à qui vous parlez
Deuxièmement, planifiez une conférence vidéo chaque fois que cela est possible.
Deuxièmement, programmez des appels réguliers, même s’ils sont rapides. Les membres de l’équipe ont besoin d’entendre la voix des autres et de voir leur visage, ne serait-ce que quelques minutes une ou deux fois par semaine. Ouvrez chaque réunion par au moins une ou deux minutes de rattrapage personnel au cours desquelles chacun partage ce qui se passe dans sa vie.
Egalement, établissez des canaux de communication informels pour les employés. Parfois, les gens ont juste besoin de râler pendant une minute pour faire sortir quelque chose de leur poitrine. Dans mes entreprises, nous utilisons Skype comme un moyen flexible pour les travailleurs de communiquer par messagerie instantanée, appel vocal ou appel vidéo, en groupe ou en tête-à-tête.
Enfin, donnez aux employés la propriété de leur part d’un projet donné. Veillez à ce qu’ils sachent comment leur travail spécifique s’intègre dans un ensemble plus vaste ; non seulement cela leur donne un plus grand sens de l’objectif, mais cela aide également à clarifier leur rôle et leurs responsabilités.
2. Gestion à distance
Comment savoir si un employé travaille si vous ne le voyez pas travailler ?
Admettons qu’il s’agisse d’une crainte partiellement irrationnelle. Après tout, vous ne pourriez pas physiquement regarder par-dessus l’épaule de chaque employé à chaque minute de chaque jour, et ce n’est pas parce que vous voyez quelqu’un assis à son bureau qu’il travaille. Mais il y a un noyau de vérité ici ; les managers sont obligés de définir plus précisément les attentes et les mesures de réussite lorsqu’ils supervisent des travailleurs à distance
Les managers sont obligés de définir plus précisément les attentes et les mesures de réussite lorsqu’ils supervisent des travailleurs à distance.
Rester là à regarder les gens travailler, et à l’occasion leur crier de travailler plus vite, ne suffit pas dans les entreprises virtuelles. (D’ailleurs, ce n’est pas efficace non plus dans les lieux de travail traditionnels.).
Tactiques d’atténuation
Pour certains employés, comme les vendeurs, le succès est facile à mesurer. Pour d’autres, c’est plus obscur. Un représentant du service clientèle est-il performant s’il répond à un grand nombre de tickets ? Et s’il répond rapidement aux tickets mais laisse ses clients insatisfaits et prêts à abandonner votre marque ?
Chaque employé doit remplir une fonction spécifique dans votre entreprise. Définissez-la soigneusement, et communiquez exactement ce que vous attendez d’eux et comment vous mesurerez leur succès
Les employés doivent avoir une fonction spécifique.
Prévoyez des appels réguliers avec chaque employé pour faire le point avec lui et voir comment il va, tant sur le plan professionnel que personnel. Rappelez-vous, tout le monde a besoin de se sentir connecté à quelque chose de plus grand qu’eux-mêmes, et ce lien peut sembler particulièrement ténu pour les travailleurs à distance.
3. L’embauche à distance
L’embauche à distance, comme tout ce qui concerne le travail à distance, peut être délicate sans interactions en face à face. Faire confiance à votre instinct et à votre intuition est plus difficile lorsque vous ne pouvez pas voir les micro-expressions et les manières de la personne. Il est plus difficile de savoir quand une personne ment ou d’obtenir une mesure précise d’elle.
Et le simple fait est que tout le monde n’est pas fait pour le travail à distance. Les télétravailleurs doivent être intrinsèquement motivés et avoir leur propre feu qui brûle en eux. Il n’y a pas de place dans les entreprises virtuelles pour les types de bureaucrates qui brassent de la paperasse et qui travaillent très dur pour donner l’impression de travailler dur.
Tactiques d’atténuation
Si une embauche n’est pas un « heck » yes, alors elle est un « heck » no.
Interviewez les candidats prometteurs autant de fois que nécessaire pour procéder à une embauche en toute confiance. Continuez à interviewer des visages frais jusqu’à ce que vous sentiez la chaleur de ce feu interne. Une fois de plus, les vidéoconférences aident
Il y a une autre option.
Une autre option consiste à embaucher des personnes localement et à organiser vos entretiens en personne. L’entreprise peut se réunir en personne de temps en temps, comme souhaité, pour des exercices de construction d’équipe, des fêtes et des réunions importantes, mais au jour le jour, les employés peuvent travailler depuis leur domicile. Mon ancienne entreprise a adopté cette approche, et cela a bien fonctionné.
Un dernier mot
Il est plus facile de créer et de faire évoluer une entreprise dans le monde d’aujourd’hui que jamais auparavant. Vendre des widgets au 20e siècle nécessitait peut-être une vitrine coûteuse avec beaucoup de passage, mais aujourd’hui, tout ce dont vous avez besoin, c’est de 9,99 euros pour un nom de domaine.
Cependant, ce couteau coupe dans les deux sens. Parce que la barrière à l’entrée est tellement plus faible, cela signifie que les propriétaires d’entreprises sont confrontés à des perturbations et à des défis constants de la part des concurrents existants et des startups upstart. Devenir une entreprise uniquement virtuelle peut vous aider à rester mince, vert et agile, en réduisant vos coûts et en vous aidant à concentrer vos efforts là où ils sont les plus productifs : le marketing, les ventes, l’amélioration et l’expansion.
Quelles ont été vos expériences en matière de travailleurs à distance, de télétravail et d’entreprises virtuelles ?