La visioconférence est un outil commercial puissant, qui facilite un environnement de réunion visuelle virtuelle entre deux ou plusieurs participants, situés sur des sites différents, en utilisant des réseaux informatiques pour transmettre et recevoir des données audio et vidéo.
La vidéoconférence est un mode de communication largement accepté par les maisons d’affaires ainsi que par d’autres organisations. Le mécanisme de la vidéoconférence est similaire à celui de la conférence téléphonique, sauf que la communication vidéo permet une présentation visuelle. Chaque participant dispose d’un microphone, de haut-parleurs et d’une caméra vidéo montée sur l’ordinateur. Lorsque deux personnes ou plus communiquent entre elles, leurs voix sont transmises aux autres par le réseau et les images apparaissent sur l’écran de l’autre participant. Comme toutes les technologies, elle a son lot d’avantages et d’inconvénients.
Avantages
Pas de contrainte de temps
La vidéoconférence peut être menée à tout moment de la journée. Les décalages horaires entre les pays n’ont pas d’importance lorsque les gens utilisent cette méthode de communication, car ils n’ont pas réellement besoin de se déplacer pour assister aux réunions.
Économie de temps et d’argent
La transaction de toute entreprise nécessite des déplacements fréquents, pour faciliter sa croissance et sa diversification. Cela se traduit par des déplacements et des coûts associés comme l’hébergement à l’hôtel et les frais de nourriture. Une vidéoconférence permettra aux cadres de rester au bureau, plutôt que de les envoyer à l’autre bout du pays pour mener des affaires. Comme on peut effectuer des transactions sans se déplacer, cela réduit également le temps passé à le faire.
Le partage de l’information est facile
Cette technologie permet d’improviser les opérations et les services des points de vente distants. Comme elle peut également être utilisée pour transmettre des fichiers et des documents, il est possible de fournir des informations en temps réel, qui peuvent aider à résoudre des problèmes. En outre, les décisions peuvent être prises dans les meilleurs délais. La possibilité de partager, de coordonner et d’évaluer des données numériques de n’importe où dans le monde permet aux gens de mener une communication et une collaboration simultanées sur des projets sensibles au facteur temps.
Utilisable pour les professionnels de la santé
La vidéoconférence facilite l’accès aux experts dans un environnement médical. Les médecins, les scientifiques et les chercheurs peuvent rassembler leurs découvertes et leurs études, et accélérer le processus pour fournir une assistance en temps opportun. Ce type de collaboration peut non seulement contribuer à sauver des vies, mais aussi aider de nombreuses personnes qui ne peuvent pas se déplacer sur de longues distances pour accéder à des soins de santé.
Facilite les programmes à distance
Les établissements d’enseignement, principalement les programmes d’éducation à distance et les cours d’instruction, ont tiré d’énormes avantages de la vidéoconférence. Les professionnels et les étudiants peuvent accéder à des conférences, du matériel d’étude, des discussions de groupe et même des entretiens individuels avec l’instructeur. Elle a transporté l’éducation dans les coins les plus reculés du monde.
Inconvénients
Problèmes techniques
Les principaux inconvénients sont les difficultés techniques liées au bon déroulement des transmissions qui peuvent résulter d’une défaillance du logiciel, du matériel ou du réseau. Les connexions à distance sont parfois connues pour être entravées par des changements environnementaux. En certaines occasions, l’absence de personnel de soutien technique crée des difficultés pour les participants qui ne sont pas familiers avec les concepts technologiques de la vidéoconférence.
Le manque d’interaction personnelle
Un autre inconvénient majeur est le manque d’interaction personnelle, qui donne le ton à de nombreuses réunions d’affaires dans des sociétés hautement culturelles. Une poignée de main et un contact visuel sont des aspects essentiels de nombreuses réunions d’affaires. Certaines réunions nécessitent une touche personnelle pour être réussies.
Coût élevé de l’installation
L’installation de la vidéoconférence dans un bureau peut être un peu coûteuse pour les entreprises de petite taille. Les fonctionnalités simples peuvent entrer dans le budget, mais si des fonctionnalités avancées sont nécessaires, il faut alors faire des dépenses importantes.
Les avantages de la vidéoconférence l’emportent définitivement sur ses inconvénients. Elle peut aider à stimuler un meilleur brainstorming, le partage et la collecte de connaissances, de faits et d’informations. Les possibilités de différents types de communication, pour une meilleure vie semblent être infinies grâce à cette technologie.