La transaction de documents commerciaux et la gestion de documents représentent la nouvelle façon de faire des affaires numériquement. Les entreprises d’aujourd’hui optent pour les solutions de signature électronique, car elles offrent une livraison, un stockage, un contrôle et une flexibilité sécurisés des documents pour les utilisateurs finaux.
Auparavant, pour les entreprises, obtenir des signatures sur des documents physiques était un processus fatigant. Cette procédure implique généralement d’imprimer les documents pour vous-même, de signer sur les documents, d’envoyer les documents aux sources tierces et d’attendre qu’elles impriment les documents, les signent et vous les renvoient. C’est un processus complètement chronophage et il fallait généralement plus de 10 jours pour obtenir des signatures sur des documents papier de la part de plusieurs signataires, ce qui peut retarder considérablement les activités de l’entreprise.
Mais dans ce monde numérique, la concurrence est dans un esprit élevé et les entreprises d’aujourd’hui fonctionnent dans un monde au rythme rapide. Un petit retard dans la transaction de documents peut entraîner d’énormes dommages pour l’entreprise. Par conséquent, les nouveaux entrepreneurs croient fermement en la technologie et souhaitent choisir le bon logiciel de signature électronique pour gérer les transactions numériques et accélérer les procédures commerciales.
Pour les entrepreneurs, voici quelques techniques pour choisir le meilleur logiciel de signature électronique pour votre entreprise.
1. Analysez les besoins de votre entreprise
Avant de choisir le bon logiciel de signature électronique pour votre entreprise, vous devez d’abord comprendre le jargon technique qu’utilisent les différents fournisseurs de signature électronique. Il existe de nombreux types de systèmes de signature électronique disponibles sur le marché, tels que les marques de signature électronique de base, les signatures électroniques biométriques, les signatures électroniques avec des signatures numériques uniques, etc. Vous devez être prudent et vous concentrer sur vos exigences budgétaires et les besoins de votre entreprise tout en choisissant la meilleure solution de signature électronique pour votre entreprise.
Mais avant d’opter pour celle-ci, mieux vaut étudier les avis en ligne sur les fournisseurs de signature électronique, les contacter directement, avoir une réunion avec eux, leur expliquer les besoins de votre entreprise, étudier la documentation technique qui peut vous expliquer les différents types de plateformes de signature électronique, vous former à l’utilisation de la solution et demander s’ils peuvent vous fournir un logiciel de signature électronique basé sur le cloud. Pour les entreprises, il est toujours préférable d’opter pour une solution de signature électronique basée sur le cloud, car elle est abordable, flexible et sécurisée.
2. S’assurer que les documents sont sécurisés.
En tant qu’entrepreneur, essayez de choisir un logiciel de signature électronique capable de sécuriser vos documents professionnels après leur signature. Et assurez-vous également que le logiciel de signature électronique que vous sélectionnez doit fournir une fonction de verrouillage automatique pour différents formats de documents tels que PDF, Word, Excel, Power-point, Access, etc.
3. Rend le processus de signature facile.
Lorsque vous choisissez une solution de signature électronique, assurez-vous qu’elle est simple à utiliser pour tous les membres de votre organisation et qu’elle peut faciliter le processus de signature en un ou deux clics. En outre, assurez-vous que votre solution de signature électronique offre des fonctionnalités supplémentaires telles que des signatures personnalisables, des signatures graphiques, un processus de signature par lots, plusieurs types de signatures sur un même document, une prise en charge de plusieurs langues, etc.
En outre, tenez compte du coût de votre solution de signature électronique et analysez si elle répond ou non à vos exigences budgétaires. Et considérez également les facteurs suivants tels que le coût de l’installation du logiciel, le coût de la protection du logiciel contre les logiciels malveillants et les virus, le coût de la mise à niveau du logiciel vers des fonctionnalités supplémentaires, les normes de sécurité et le type de plug-ins requis pour installer le logiciel, etc.
Comme il existe plusieurs solutions de signature électronique en ligne sur le marché, il est facile pour les entreprises de choisir le bon logiciel. Mais avant de le sélectionner, assurez-vous que le logiciel choisi permet au personnel de votre organisation de signer numériquement un document d’affaires dans un environnement hautement sécurisé.